浅谈印刷企业的ERP项目实施方法

ERP是一种管理的思想

    ERP其实是一种管理思想，是一种管理理念。它首先对企业本身管理思想和管理方法进行分析，然后把管理思想和方法设计成软件，最后通过实施软件把管理思想和方法移植到企业中。一般来说，ERP系统中内嵌了先进的管理思想和管理经验，企业实施这样的系统就是一次管理升华的过程，是一次对传统改故立新的过程，进而带动企业管理水平的提升。

    但并不是只要企业使用ERP软件就说明这个企业已经实现了ERP管理。ERP软件系统是体现ERP思想和方法的计算机软件系统，企业只有用好这一工具，才可以实现ERP思想提高管理水平。ERP是企业管理信息系统，是一个资源调度或决策支持系统，其中有对生产设备及各种工艺的评估和计算，但不等同于自动控制。

    因此，要使ERP实施成功的关键至少要做到两点——流程管理和数据管理。那些能够比较顺利地完成ERP产品安装与实施，并在使用中获得预期收益的企业大都较好地实施了流程管理，并将流程变革较好地纳入项目进行同步管理。而在那些实施不成功或者实施后放弃的案例中，高达70％的项目都有一个共同的直接原因，那就是在数据上出了问题，或者数据不准确不完整、不及时，或者统计口径不明确、不统一，造成数据混乱，有数据无法使用。这其中固然有一部分是软件系统设计方面的原因，但企业更应该从自身找原因。企业是ERP系统的直接使用者，其参与程度、重视程度决定了项目实施的咸与败。

    对于一个企业来说，实施ERP系统是为了给企业创造价值．能真正产生价值的ERP系统才是企业需要的ERP系统。所以，选一个适合本企业又具有先进的管理思想的ERP系统至关重要。但更为重要的是企业领导者应结合企业现状和发展战略．制定中长期ERP实施计划，明确ERP实施的范围和目标．确定ERP所应覆盖的业务流程，对业务流程优化提出明确目标。

根据自身的特点组织实施ERP系统

    由于时间资金、人力资源等方面约束．企业通常不可能在所有的业务流程中同时实施ERP．也不可能立刻实施ERP中的所有功能。因此，企业应根据自身的特点，从提高企业整体竞争力的角度出发．从那些瓶颈”流程入手，优先考虑对改进关键增值活动有明显效益的环节来组织实施ERP系统。例如本企业一直以来都存在一些工序的外加工的工作，在实施ERP之前，不但每单业务均耍手工管理，而且在价格管理方面也存在一些漏洞，账物管理繁乱所以．公司在实施北大方正的方正全略”印厂ERP系统时，首先根据ERP理念打造新的外加工流程，并结合ISO质量管理体系，建立了外加工价格体系和外加工管理流程。

    把每一笔加工订单纳入系统，对每一张外加工订单进行损益分析，以真正实现利润的最大化，使外加工管理变得公正、透明和轻松。在成功实施外加工模块后，也使大家看到了实施ERP的好处，对推广其他模块有了信心，为后续ERP模块顺利实施做好了铺垫。

注重全员参与程度

    实施ERP不只是领导的事，也不只是ERP具体操作人员的事，而是全体员工的事。而且，ERP的优势不能立竿见影。在短期内，ERP不能给职能部门的人带来具体的帮助，而且还要增加很多”额外”的工作量。所以，实施ERP是一个累人的”活儿“，甚至是一个吃力不讨好的“活儿”因此，为了确保ERP项目的成功，企业必须要有良好的管理基础——制度基础、业务流程基础、数据基础、人力资源基础，特别要注重全员参与程度。

    ERP常常用项目管理的方法来导入实施．一个典型的ERP项目管理循环通常包括：项目开始、项目选型项目计划、项目执行、项目评估及更新和项目完成6项主要内容。因此，企业要成立由总经理挂帅、各部门负责人参与的项目实施小组；在制订实施总体计划的基础上，指定相关负责人制订不同实施阶段的分计划，并予以具体落实。项目实施小组成员在推进项目的实施进程中，不但要着力解决一些在项目实施进程中出现的问题．还要建立定期例会制度，总结已实施完成的经验．讨论所有在实施中出现的问题，并最终形成解决方案。正因为有了公司领导的高度重视和项目小组成员认真细致的工作，以及广大员工的积极参与．才使公司的”方正全略”印厂ERP系统的实施顺利推进。

ERP系统的进一步优化和完善

    企业的流程变革是一个渐变与突变相结合的过程。企业既要通过不断地流程分析，发现问题寻求解决方案来进行流程优化以适应外部市场的变化。而当优化积累到一定程度或外界市场发生突变的时候．又需要进行流程重组。

   通常来说，成熟的ERP软件系统内嵌有经过实践考验的先进管理思想和管理流程。企业实施这样的系统就是一次管理升华的过程，从这个层面讲，企业原有的流程应该顺应系统，先僵化后优化。然而，也不能认为ERP中每一点都是必须遵照的，企业的所有流程都应该根据ERP改过来。任何企业都会有一些特色流程，这些特色流程一般都是多年习惯和经验的积累，也是使ERP产品实现差别化的流程．需要对软件系统中的流程做相应的更改．以实现相互适应。例如，在实施北大方正的“方正全略印厂ERP管理系统中业务模块”时，原先的流程是：开订单一预计价测算成本确定报价一提交生产一完工后正式计价一财务审核后开票收款。按理说这是正常的也是比较合理的流程．但在实际使用中发现，很多客户要求几张订单一起开票，数量大的时候要求再加个折扣．金额多时要求分几次开票付款．一张订单分由几家付款或要求提前开发票等。为了更好地服务于客户，业务员也是采取灵活措施尽量地满足客户合理的要求．以体现企业竞争力。因此．北大方正的开发实施人员在经过调研后改良了这个”业务模块：在财务审核计价单之后开发票之前增加了一个”开票通知”流程。业务员可以在这个过程里决定由哪几张订单一起开发票本次开发票金额是多少，对本次开票是否做一个整体的折让或增加一些由订单外要求而产生的费用(如由于客户原因而造成的损失等)。这就是软件系统顺应企业流程的典型案例，避免了一些业务风险，体现了ERP系统需要不断优化和完善的特性。

小结

    ERP项目实施成功最大的收获不是项目本身，而是在项目运作过程中形成的一种工作习惯。借助ERP软件系统把好的流程固化下来，降低流程随意化带来的风险。流程变革帮助ERP项目实现了管理效益．让参与者在实际工作中看到了信息化带来的优势：而ERP项目则促进了流程变革成果的转化，使流程变革更为直观，可控．其成果则被固化下来，成为下一次改善的起点。愿更多的印刷企业能通过实施ERP数字化管理系统，真正起到加强管理的作用．为企业实现规范化管理起到积极的作用。